روش تحلیل و اولویت بندی MOSCOW چیست و چه کاربردی دارد؟
همه می‌دانیم «زمان»، از جمله دارایی‌های با ارزش ما به شمار می‌رود، برای همین است که نیازمند برنامه ریزی درست برای استفاده بهینه از وقتمان هستیم. در این راستا، برای دستیابی به اهداف و رسیدن به موفقیت، لازم است کارها را اولویت بندی کرده و هر کدام را در زمان مناسب خود انجام دهید. روش تحلیل و اولویت بندی MOSCOW (مسکو)، یکی از رایج‌ترین و شناخته شده‌ترین تکنیک‌ها برای کمک به درک و مدیریت اولویت‌هاست که امروز به معرفی و بررسی آن می‌پردازیم.
روش تحلیل و اولویت بندی MOSCOW چیست؟
برای درک روش MOSCOW ابتدا باید منشا آن، یعنی روش توسعه سیستم‌های پویا (DSDM) را بررسی کنیم. DSDM، چارچوبی برای مدیریت پروژه Agile است که توسط متخصصان با هدف بهبود کیفیت در فرآیندهای توسعه سریع برنامه (RAD) طراحی شده است. ویژگی بارز پروژه‌های DSDM، میزان کیفیت، هزینه و زمان در مراحل اولیه است. با در نظر گرفتن این موضوع، تمام وظایف پروژه باید بر اساس اهمیت تخصیص داده شوند. بنابراین، نیاز به مدیریت اولویت‌ها باعث به وجود آمدن سازوکار اولویت بندی تخصصی از طریق روش تحلیل و اولویت بندی MOSCOW شد.
مدل MOSCOW
مدل MOSCOW ، یک راهکار ساده و در عین حال قدرتمند برای تعیین اولویت‌هاست. در صورتی که در این روش، برای یک فعالیت، ویژگی، عملکرد و…، زمان مشخصی را در نظر بگیرید، کارایی بهتری خواهد داشت. همچنین این چارچوب برای همه سطوح اولویت بندی پروژه، همه عملکردها و مناطق تمرکز قابل اعمال است.
بر اساس مطالب سایت Wikipedia:
روش MOSCOW (مسکو)، نوعی تکنیک اولویت بندی است که در مدیریت، تجزیه و تحلیل کسب وکار، مدیریت پروژه و توسعه نرم افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد تا به یک درک مشترک با ذینفعان در مورد اهمیتی که برای ارائه هر یک از نیازها قائل می‌شوند، دست پیدا کند. همچنین این روش با نام‌های اولویت بندی MOSCOW یا تجزیه و تحلیل MOSCOW نیز شناخته می‌شود.
اولویت بندی MOSCOW چگونه کار می‌کند؟
قبل از اجرای تجزیه و تحلیل MOSCOW ، لازم است چند چیز اتفاق بیفتد:
ابتدا باید ذینفعان کلیدی و تیم محصول بر روی اهداف و عوامل اولویت بندی، هماهنگ و همسو شوند. سپس همه شرکت کنندگان باید در مورد اینکه کدام موارد را در اولویت قرار دهند، به توافق برسند.
علاوه بر این، تیم شما باید در مورد چگونگی حل و فصل هر گونه اختلاف نظر در اولویت بندی، بحث و تبادل نظر کند. در صورتی که بتوانید نحوه حل و رفع اختلافات را پیش از بروز آنها مشخص کنید، می‌توانید از پیشرفت آنها جلوگیری کنید.
در نهایت، باید در مورد اینکه چند درصد از منابع را می‌خواهید به هر دسته اختصاص دهید، به توافق نظر برسید.
با تکمیل این مقدمات، می‌توانید تعیین کنید برای شروع کار، باید بر روی کدام دسته متمرکز شوید. در بخش بعد، هر دسته را در مدل MOSCOW ، تحلیل و بررسی خواهیم کرد.
عبارت MoSCoW از مخفف کلمات زیر که اصول اصلی این روش هستند، گرفته شده است:
- Must Have
- Should Have
- Could Have
- Won’t Have this time
اولویت‌های Must
از آنجا که این اولویت‌ها برای مشتری ضروری هستند، بدون آنها محصول شما بی استفاده خواهد ماند و اهداف کسب و کارتان تامین نخواهد شد. پس به خاطر داشته باشید که در تولید محصول، حتی اگر یکی از اولویت‌های این دسته در نظر گرفته نشود، فرآیند معرفی محصول شما به بازار با شکست روبرو خواهد شد.
اولویت‌های Should
این اولویت‌ها، شامل نیازمندی‌های مهم اما غیرضروری است. به عبارت دیگر، هر چند موفقیت در تولید و انتشار محصولات، به اولویت‌های Should وابسته نیست، اما بهتر است در فرآیند تولید و انتشار محصولات، در نظر گرفته شوند. برای تشخیص راحت‌تر و سریع‌تر این دسته از اولویت‌ها، باید بررسی کنید که این اولویت تا چه اندازه هدف اولیه کسب و کار را فراهم می‌کند؟ یا چه تعداد از مشتریان از این اولویت تاثیر خواهند گرفت؟
اولویت‌های Could
این دسته اولویت‌ها ویژگی‌هایی را بیان می‌کند که هر چند الزامی و اجباری نیستند، اما از نظر مشتریان خوشایند و مطلوب به شمار می‌روند. پس بهتر است کاری کنید که محصولات شما این ویژگی‌ها را داشته باشد.
اولویت‌های Would Won’t Have this time
این دسته از اولویت‌ها، شامل نیازهایی هستند که در پایین‌ترین درجه اهمیت قرار دارند و نمی‌توانند اهداف کسب و کار را تامین کنند. در واقع، بود و نبود آنها هیچ تاثیری در روند کار یا بازه زمانی مورد نظر شما ندارد. حتی در بعضی موارد با کنار گذاشتن آنها می‌توانید کارتان را سریع‌تر پیش ببرید.
بنابراین می‌توانید این اولویت‌ها را در آینده برای محصولات خود در نظر بگیرید و یا حتی به راحتی از آنها صرف نظر کنید.
جمع آوری الزامات و نیازمندی‌ها چگونه انجام می‌شود؟
توجه داشته باشید، قبل از اینکه بتوانید اولویت بندی کنید، باید چیزی برای اولویت بندی داشته باشید. این بخشی از فرآیند جمع آوری نیازمندی‌هاست. هر چند جمع آوری نیازمندی‌ها، بخشی از روش MOSCOW نیست، اما شما باید الزامات را به طور موثر جمع آوری کنید تا بتوانید به درستی اولیت بندی کنید. همچنین لازم است برای جمع آوری کامل نیازمندی‌ها زمان کافی در نظر بگیرید.
جمع آوری نیازها یک فرآیند 4 مرحله‌ای است که می‌تواند برای انواع پروژه‌های کوچک و بزرگ مورد استفاده قرار گیرد. این مراحل عبارتند از:
استخراج
این مرحله به این معنی است که شما از طریق روش‌هایی مانند مصاحبه، برگزاری جلسه، پرسشنامه و… شروع به پرسیدن سوالات و گوش دادن به پاسخ‌ها می‌کنید.
اعتبار سنجی
اکنون باید داده‌های جمع آوری شده را تجزیه و تحلیل کنید تا مطمئن شوید آنها درست و دقیق هستند و انتظارات ذینفعان را به طور واضح نشان می‌دهند.
مشخصات
در این مرحله باید گزارش تعریف نیازمندی‌ها را ارائه داده و در آن به اولویت بندی و رسمی کردن داده‌ها بپردازید. علاوه بر این، سعی کنید مطمئن شوید که آنها قابل آزمایش هستند.
راستی آزمایی
اکنون باید تایید کنید که الزامات، کاملا دقیق هستند و نیازها و انتظارات ذینفعان را بیان می‌کنند. به طور خلاصه، در این مرحله، الزامات بررسی و تایید می‌شوند.
با دنبال کردن و اجرای این فرآیند جهت تعریف الزامات ضروری و غیر ضروری برای پروژه یا توسعه محصول، به سرعت متوجه می‌شوید که در کجا باید تمرکز کنید و اولویت‌های لازم برای هر کدام از نیازها چیست.
چه زمانی باید از روش MOSCOW برای اولویت بندی استفاده کنید؟
اولویت بندی MOSCOW برای تیم‌هایی که می‌خواهند نمایندگانی از کل سازمان را در فرآیند خود بگنجانند، بسیار موثر و کارآمد است. با درگیر کردن شرکت کنندگان از بخش‌های مختلف، می‌توانید چشم انداز وسیع‌تر و کارمل‌تری به دست آورید.
دلیل دیگر برای استفاده از اولویت بندی MOSCOW این است که این رویکرد به تیم شما امکان می‌دهد تا مشخص کند چه مقدار تلاش و فعالیت برای هر دسته انجام شده است. بنابراین، می‌توانید مطمئن باشید که در هر مرحله، ابتکارات متنوعی ارائه می‌دهید.
تیم‌های توسعه چگونه از روش MOSCOW استفاده می‌کنند؟
اگر چه این رویکرد برای کمک به اولویت بندی وظایف در زمان محدود توسعه پیدا کرد، اما در مواقعی که یک تیم توسعه با محدودیت‌هایی غیر از زمان مواجه است نیز کاربرد دارد. مثلا:
اولویت بندی بر اساس محدودیت‌های بودجه‌ای
در صورتی که عامل محدود کننده تیم توسعه، میزان کم بودجه باشد، تیم توسعه می‌تواند ابتدا از روش MOSCOW برای تصمیم گیری در مورد اولویت‌هایی که باید و نبایدها را نشان می‌دهد، استفاده کند. سپس با استفاده از بودجه بخش توسعه به عنوان راهنما، می‌تواند بفهمد که کدام موارد را باید تکمیل کند.
اولویت بندی بر اساس مهارت‌های تیم
ممکن است تیم محصول، خود را با تجربه و تخصص توسعه دهندگان محدود کند. به عنوان نمونه، در صورتی که نقشه راه محصول شما نیاز به عملکرد داشته باشد و تیم توسعه، مهارت لازم برای ایجاد آن را نداشته باشد، این عامل محدود کننده در تجزیه و تحلیل MOSCOW موثر خواهد بود.
اولویت بندی بر اساس نیازهای رقابتی در سازمان
تصور کنید که تیم توسعه می‌خواهد در عرضه محصولات جدید پیشرفت کند، اما کارکنان اجرایی ضرب الاجل‌های سختی را برای عرضه‌های بعدی در همان بازه زمانی تعیین کرده‌اند. در این شرایط تیم توسعه می‌تواند از رویکرد MOSCOW برای تعیین اینکه کدام جنبه‌های تولید و عرضه محصول، ابعاد ضروری را نشان می‌دهد و سایر ابعاد را موقتا عقب می‌اندازد، استفاده کند.
برخی از مطالب مرتبط:
متخصص شبکه کامپیوتر کیست و چه مهارت هایی لازم دارد؟
هارد OEM و هارد Bulk چیست و چه تفاوتی دارند؟
رادیو وایرلس چیست، چه انواع و کاربردی دارد؟
رید کنترلر چیست و چه کاربردی دارد؟
آشنایی با کاربردی ترین روش های پیگیری مشتری
اولویت بندی MOSCOW با چه روش‌هایی انجام می‌شود؟
برای پیاده سازی و اعمال روش مسکو در سازمانتان، باید مراحلی را انجام دهید. از جمله اینکه:
یک سیستم رتبه بندی یا امتیاز دهی هدف انتخاب کنید
به خاطر داشته باشید که این روش به تیم شما کمک می‌کند تا موارد مختلف، از موارد ضروری گرفته تا لیست اهداف دراز مدت را دسته بندی کنید. اما روش MOSCOW به شما کمک نمی‌کند تا مشخص کنید کدام مورد در کدام دسته قرار دارد.
در این مواقع، شما به یک روش رتبه بندی جداگانه مانند موارد زیر نیاز دارید:
امتیاز دهی وزنی
ارزش در مقابل پیچیدگی
مدل kano
امتیاز دهی فرصت
خرید یک ویژگی
نظرات همه ذینفعان اصلی را در نظر بگیرید
برای اطمینان از اینکه هر اولویت را در دسته مناسبی قرار داده‌اید، باید زمینه لازم را در میان اعضای تیم خود ایجاد کنید. در ابتدای استفاده از روش مسکو، تیم شما باید بررسی کند که کدام سهامداران می‌توانند زمینه و بینش ارزشمندی ارائه دهند. سعی کنید فرصت‌هایی که ممکن است تیمتان از دست بدهد یا خطراتی که ممکن است آن را تهدید کند نیز در فرآیند امتیاز دهی به اولویت‌ها بگنجانید.
فرآیند MOSCOW را در سراسر سازمان به اشتراک بگذارید
با روش MOSCOW ، تیم شما روش مناسبی در اختیار دارد تا نشان دهد محصولات و پروژه‌ها به درستی اولویت بندی می‌شوند. این روش به شما کمک می‌کند تا در سطح سازمان به توافق نظر جمعی برسید و یا حداقل به ذینفعان نشان دهید که چه تصمیماتی گرفته‌اید.
با برقراری ارتباط درست با استراتژی اولویت بندی تیم، می‌توانید انتظارات خود را در سراسر کسب و کار تعیین کنید. هنگامی که ذینفعان متوجه می‌شوند که شما یک اولویت را بر دیگری ترجیح داده‌اید، می‌فهمند در تصمیمات خود همه موارد را در نظر گرفته‌اید و کاملا سنجیده عمل کرده‌اید.
معایب روش اولویت بندی MOSCOW چیست؟
هر چند روش MOSCOW ثابت کرده که برای اولویت بندی نیازمندی‌ها، پیامدهای عملی بسیار خوبی دارد، اما مانند بسیاری از چارچوب‌ها، بدون جنبه‌های منفی نیست.
- برچسب گذاری بر روی اولویت‌ها مانند: این ویژگی را باید داشته باشد، یا این ویژگی را می‌تواند داشته باشد؟ و…، گاهی می‌تواند چالش برانگیز باشد و مشکل ایجاد کند. علاوه بر این، همیشه هنگام تصمیم‌گیری میان الزامات متعدد با اولویت یکسان کمکی نمی‌کند. چرا که در این شرایط شما به زیرمجموعه‌ای از برچسب‌ها برای اولویت گذاری در هر دسته نیاز دارید.
- ممکن است در یک بازه زمانی ابهام وجود داشته باشد. به خصوص در مورد الزاماتی مانند: «باید داشته باشد». در اینجا باید روشن کنید که آیا چیزی باید برای این نسخه برنامه ریزی شود یا نسخه بعدی.
- ممکن است با در نظر نگرفتن همه ذینفعان، برخی الزامات به اشتباه دسته بندی شوند و یا به طور کامل نادیده گرفته شوند. پس لازم است مطمئن شوید قبل شروع پروژه، همه طرف‌های درگیر را در نظر گرفته‌اید.
- استفاده از یک فرآیند رتبه دهی ناهماهنگ و غلط در این رویکرد، می‌تواند منجر به قرار گرفتن وظایف در دسته‌های اشتباه شود.
- تعصب تیمی (مثبت یا منفی) می‌تواند اثر بخشی رویکرد MOSCOW را تضعیف کند. یکی از خطرات استفاده از روش اولویت بندی مسکو این است که تیم توسعه به اشتباه تصور می‌کند MOSCOW ، روشی عینی برای اندازه گیری موارد موجود در فهرست است. به این ترتیب، اعضای تیم در مورد یک اولویت بحث می‌کنند، به توافق می‌رسند و سراغ اولویت بعدی می‌روند. بنابراین تیم شما برای رتبه بندی همه اولویت‌ها، به یک چارچوب عینی و ثابت نیاز دارد. این تنها راه برای به حداقل رساندن تعصبات تیم شماست.
و در انتها…
اگر قصد دارید روش MOSCOW را در کسب و کارتان اعمال کنید باید بدانید:
- چگونه الزامات را تعریف کنید.
- چگونه الزامات را اولویت بندی کنید.
- چگونه الزامات را آزمایش کنید.
- و چگونه با تغییراتی که در طول چرخه عمر پروژه ایجاد می‌شود، مقابله کنید.
در واقع، این مدل نکاتی را به شما ارائه می‌دهد که با استفاده از آنها می‌توانید محصولات خود را دقیقا متناسب با ویژگی‌های مورد نیاز مشتریان تولید کنید. علاوه بر این، روش تحلیل و اولویت بندی MOSCOW ، کمک می‌کند تا تیم پروژه با ذینفعان به درک مشترکی برسند و مطمئن باشند که نتایج، به موقع، با کیفیت و متناسب با بودجه ارائه می‌شود.
